DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS
Son aquellos que han sido válidamente emitidos por los órganos de las administraciones públicas. Los documentos administrativos se pueden clasificar en:
- Documentos de decisión.- Resoluciones y acuerdos.
- Documentos de comunicación.- Oficios, notas interiores, anuncios, circulares, notificaciones, publicaciones y telegramas.
- Documentos de constancia.- Actas, certificados y certificados de actos presuntos.
- Documentos de juicio.- Informes.
SOPORTES DOCUMENTALES
Pueden ser textuales, gráficos, sonoros, en imágenes e informáticos. Se puede utilizar cualquier tipo de soporte que garantice la autenticidad, integridad, conservación y recepción del documento.
ARCHIVOS
Conjuntos orgánicos de documentos, reunidos por las personas jurídicas, pública so privadas, en el ejercicio de sus actividades, al servicio de su utilización par ala investigación, la cultura, la información y la gestión administrativa.
Los archivos tienen como finalidad proporcionar los mejores servicios, constituir un centro activo de información, ser un instrumento de control y contribuir a la perfecta conservación de los documentos.
ACCESO A ARCHIVOS Y REGISTROS
Los ciudadanos pueden acceder a los documentos de expedientes que correspondan a procedimientos tramitados, salvo que contengan datos íntimos que sólo son accesibles al interesado. Tampoco podrán acceder a los que contengan datos sobre actuaciones de los gobiernos del Estado y de las comunidades autónomas, informaciones sobre defensa y seguridad del Estado, secretos comerciales e industriales e investigación de los delitos.
TIPOS DE ARCHIVOS
- De oficina: corresponde a la primera etapa de la vida de los documentos.
- Central: corresponde a la segunda etapa de la vida de los documentos.
- Intermediario: recibe la documentación de los archivos centrales, cuando las consultas sólo son esporádicas.
- Histórico: en él se controlan, clasifican, ordenan, conservan y ponen a disposición de los investigadores los documentos.
CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS
Los documentos deben permanecer en los archivos los períodos siguientes:
- Archivo de oficina: 5 años.
- Archivo central: 10 años.
- Archivo intermediario: de 15 a 30 años.
- Archivo histórico: indefinido.
CLASIFICACIÓN Y ORDENACIÓN DE DOCUMENTOS
Clasificar es separar o dividir un conjunto de elementos estableciendo clases o grupos, y ordenar es unir todos los elementos de cada grupo siguiendo un orden.
SISTEMAS DE ORDENACIÓN
Los documentos se pueden ordenar mediante diferentes sistemas:
a) Ordenación cronológica: ordenar los documentos según la fecha en que se han redactado, enviado o recibido.
b) Ordenación alfabética: ordenar los documentos siguiendo el orden alfabético de las iniciales de los nombres escogidos como más representativos.
- Ordenación alfabética por materias.
- Ordenación onomástica.
- Ordenación geográfica.
c) Ordenación numérica: ordenar la documentación asignando a cada documento un número correlativo y progresivo en la serie de números.
- Numérico terminal.
d) Ordenación mixta: combinación de los otros sistemas.
e) Ordenación decimal: dividir los documentos en grupos de diez.
- Ordenación decimal universal.
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